Безопасность цифровых хранилищ для документов в Германии
Безопасность цифровых хранилищ для документов в Германии: риски и способы защиты личных данных. Все больше людей предпочитают хранить важные документы — от паспортов до договоров — в цифровом формате. Это удобно, но важно помнить о рисках.
Чтобы обезопасить себя, стоит подойти к хранению осознанно. Надежные пароли, программы для шифрования и регулярное резервное копирование на отдельный носитель.
Правильные стратегии позволят обеспечить безопасность цифрового хранения, минимизировать риски и сохранить контроль над важными документами.
Читайте также: Сроки хранения банковских выписок и квитанций в Германии.
Безопасность цифровых хранилищ для документов в Германии
Такие документы, как паспорт, диплом или договор, нам часто нужны в течение всей жизни. Поэтому их важно хранить очень бережно, ведь всегда есть вероятность их потерять или стать жертвой мошенников.
Креативные тайники вроде полых свечей, потайных отделений в расческе или спрятанные в лейке — возможно, неплохой вариант для небольшой суммы наличных. Но для действительно ценных бумаг они совершенно не подходят.
Именно поэтому многие сегодня выбирают цифровые хранилища — специальные защищенные места в интернете, где можно долго и безопасно хранить важные документы. Современные облачные сервисы позволяют сделать это с высокой надежностью. Главное — подойти к этому вопросу грамотно.
Безопасность складывается из четырех ключевых шагов:
- Использование шифрования. Это как запереть документы в сейф, даже если кто-то чужой получит к ним доступ, он не сможет их прочитать.
- Четкая структура папок. Когда все документы разложены по аккуратным и логичным папкам, вы сами их не потеряете и быстрее найдете нужное.
- Регулярное резервное копирование. Нужно периодически создавать дополнительные копии ваших файлов и хранить их в другом надежном месте. Это страховка на случай любой непредвиденной проблемы.
- Эффективное управление паролями. Используйте для своего хранилища надежный и уникальный пароль, который сложно угадать, а еще лучше — воспользоваться менеджером паролей.
Читайте также: Последствия ошибок в данных Schufa в Германии.
Безопасность цифровых хранилищ для документов в Германии: как безопасно хранить документы онлайн
Чтобы ваши документы в цифровом виде были в полной безопасности и их не потерялись, важно действовать по плану. Вот простая и эффективная схема действий:
1. Правильно переведите документы в цифру
- Как сканировать: используйте хороший сканер или современное приложение для сканирования на смартфоне.
- В каком формате сохранять: лучший вариант — это PDF. Он универсальный и удобный для просмотра.
2. Сразу наводите порядок в файлах
Создавайте понятные папки: например, «Налоги_2024», «Договоры_на_квартиру»). Давайте файлам четкие названия: «Паспорт_Иванов.pdf», а не «IMG_001.pdf». Так вы быстро найдете нужное и будете готовы к любой проверке.
3. Выбирайте надежное облако для хранения
Есть специальные сервисы, которые созданы для безопасности: Tresorit, SecureCloud, HiDrive, leitzcloud или привычный Google Drive.
Они хранят данные по строгому европейскому закону (GDPR), что гарантирует защиту вашей личной информации.
Часто они используют «сквозное шифрование» — это значит, что ваши файлы шифруются еще на вашем устройстве, и их не может прочитать даже сам сервис.
4. Создавайте резервные копии по правилу «3-2-1»
Это главное правило против потери данных: 3 копии каждого важного файла. 2 разных типа носителей: например, основной компьютер + внешний жесткий диск. 1 копия должна храниться отдельно (например, в другом облаке или у родственников).
5. Настройте защиту доступа
Используйте надежные пароли для всех своих учетных записей. Обязательно включите двухфакторную аутентификацию (это когда кроме пароля нужно ввести код из SMS или приложения).
Для самых конфиденциальных папок настраивайте права доступа, чтобы их видели только вы.
6. Регулярно проводите «ревизию»
- Периодически проверяйте, работают ли ваши резервные копии.
- Пересматривайте, у кого есть доступ к вашим файлам, и закрывайте ненужный.
- Удаляйте старые и ненужные документы.
- Следите за обновлениями безопасности ваших программ и сервисов.
Совет от экспертов DeekenGroup: для максимальной безопасности лучше всего подходят такие облачные сервисы, как Tresorit, SecureCloud, HiDrive, Google Drive, Dropbox или pCloud. Все они используют надежное шифрование.
Особенно стоит обратить внимание на Tresorit, SecureCloud и HiDrive — их серверы находятся в Германии, что по немецким и европейским законам обеспечивает повышенный уровень защиты ваших данных. Источники: keyed, start.docuware, EntspannteOrdnung, d-velop.
Читайте также: Какие тайники для наличных всё ещё безопасны.
Безопасность цифровых хранилищ для документов в Германии: правовые требования для личных и деловых бумаг
Оригиналы важных документов нельзя выбрасывать, даже если у вас есть их цифровая копия.
К таким документам относятся, например: свидетельства о рождении, браке и другие личные документы, дипломы, аттестаты, юридические договоры и соглашения.
Несмотря на то, что эти бумаги можно перевести в цифровой формат и надежно хранить в облаке, от оригиналов, как правило, избавляться нельзя. Как поясняет онлайн-портал start.docuware, во многих ситуациях только физический оригинал имеет юридическую силу.
Правила для бизнеса еще строже
На деловые документы (например, бухгалтерские отчеты, счета, контракты) распространяются специальные государственные требования. Закон обязывает компании хранить такие документы в архиве в течение определенного срока.
Эти правила, известные как GoBD, подробно регламентируют как нужно хранить документы в электронном виде, какие сроки хранения для разных типов документов и как обеспечить к ним доступ для проверяющих органов.
Таким образом, будь то личные или деловые бумаги, важно помнить: цифровая копия — это удобная и безопасная резервная версия, но она часто не заменяет собой официальный оригинал.
Читайте также: Условия страхования наличных при краже в Германии.
Последние новости
